#WB Wie eine Exkursion ins Ausland organisiert wird – Teil 1

Fakultät International Business – Alles für Ihren Erfolg


Prof. Dr. Merlin auf der Suche nach der besten Organisation

Welche Schritte man gehen muss, um eine Exkursion ins Ausland bestens vorzubereiten.

Im nächsten Jahr wird eine Gruppe von 22 Studierenden an einer Exkursion nach Neuseeland teilnehmen. Prof. Dr. Merlin ist die Organisatorin und berichtet hier, welche Schritte gegangen werden müssen, um solch ein Vorhaben umzusetzen.

  1. Festlegung des Reiseziels
  2. Festlegung des Reisedatums (nicht einfach und nicht zur Zufriedenheit aller)
  3. Grobe Kalkulation, was kostet eine Übernachtung in Neuseeland, was ein Besuch bei einem Weingut, was eine Busfahrt etc.
  4. Anfrage internationaler Flug: Erstaunlich, wie sehr sich die Preise selbst in der Holzklasse unterscheiden. Aber das macht die Wahl dann auch einfach.
  5. Oh je, der Preis ist aber hoch, also Sponsoren suchen, zum Glück erfolgreich, die Fakultät fördert die Reise (großzügig) und wir bekommen Promos-Förderung, das macht den Reisepreis für Studenten wohl eher erträglich
  6. Kommunikation mit Studierenden, Anmeldung mit den üblichen Schwierigkeiten, Anmeldungen, Abmeldungen, Anmeldungen, Ummeldungen etc. Aber irgendwann hatten wir eine ausreichend große Gruppe zusammen. Entscheidung: Wir fahren!
  7. Überwachung der Anzahlungen, es ändert sich wieder die Teilnehmerliste.
  8. Erste grobe Reiseplanung: Wann, wo, wie lange, welche Transportmittel? Zum Glück haben wir die Unterstützung unserer Partneruni in Neuseeland. Was ist interessant? Wie lange braucht man von A nach B? Was ist der günstigste Weg? Und das alles immer unter engsten Budgetvorgaben.
  9. Bei genauerer Betrachtung des Reisedatums fällt auf: Unser Besuch in Napier fällt genau in das Art Deco Wochenende. Fluch und Segen zugleich: Einerseits werden wir ein Event erleben, zu dem Leute aus der ganzen Welt anreisen. Andererseits wird es wahrscheinlich schwierig mit der Übernachtung.
  10. Vermutung bestätigt sich, an besagtem Wochenende ist unser Hostel schon voll. Andere Hostels sagen auch ab. Es ist auch nicht einfach gleich eine Gruppe von 22 Personen unterzubringen.
  11. Also lassen wir das fallen und ziehen schon weiter? Nein, das wäre wohl zu schade. Also weiter versuchen. Vielleicht kennt die Partneruni ja einen Ausweg?
  12. Flug von Wellington nach Auckland buchen. Welchen nehmen? Der Erste morgens ist sportlich früh, der Zweite wohl zu spät. Wie lange braucht man zum Umsteigen? Rückchecken mit dem Reisebüro: Der Zweite ist zu spät, viel zu riskant. Aber am Abend vorher gibt es einen sehr günstigen Flug. Wäre das eine Alternative? Was würde das am Gesamtablauf ändern? Und wo würden wir dann schlafen, am Flughafen oder im Zentrum Aucklands, um in der letzten Nacht noch feiern zu können (natürlich nur die Studierenden)?
  13. Hostel in Napier ist gebucht, leider nur für die ersten drei Tage, letzte Nacht immer noch offen.
  14. Wann und wie oft fahren eigentlich die Fähren zwischen Nord- und Südinsel?
  15. Können wir Gepäck bei der Fährgesellschaft unterstellen, wenn wir nicht über Nacht in Wellington bleiben?
  16. Wie kommen wir eigentlich immer zu den Flughäfen und davon weg? Recherche auf der Webseite des Flughafens. Es gibt einen Shuttleservice. Was kostet denn der Spaß? Von wo nach wo müssen wir eigentlich genau?
  17. Für die Buchung des Inlandsfluges brauche ich die exakten Namen (mit zweitem Vornamen) aller Reiseteilnehmer, also Rundmail an alle Teilnehmer, mit der Bitte ihren exakten Namen anzugeben.
  18. Endlich drei Tage später haben alle geantwortet. Ich kann den Flug buchen. Dauert natürlich ewig, bis man erst einmal 22 Personen eingegeben hat. Und die Buchungsseite besteht auch noch darauf, bei jedem Passagier anzugeben, ob er/sie Mrs., Miss, Mr. oder Professor oder Reverend ist. Klasse. Ich hoffe, es ist niemand bereits verheiratet und nimmt mir die Wahl übel.
  19. Fähre buchen. Mist, man kann maximal für 19 Personen gleichzeitig buchen. Also Gruppenanfrage starten. Oh, die antworten ja sogar Sonntagabend. Ah klar, bei denen ist ja auch schon Montagmorgen.
  20. Klasse, wie schnell die Buchung geht. Und über die Gruppenanfrage ist es sogar günstiger als Einzeltickets. Super, wieder Geld gespart. Gleich noch die Anfrage wegen der Gepäckaufbewahrung. Mist, geht wohl nicht, Thema immer noch offen. Vielleicht bei dem Transferunternehmen, mit dem wir zum Flughafen kommen.

to be continued…


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13 Antworten zu “#WB Wie eine Exkursion ins Ausland organisiert wird – Teil 1”

  1. Wir bieten immer noch erschwingliche Preise für akademische Papier schreiben Service, der nicht über Ihr Budget gehen wird.

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